Organização documental
Arquivo digital, nomenclaturas, índices, dossiers e identificação de documentos em falta.
Solução complementar
Apoio Administrativo Externo
Capacidade administrativa organizada para empresas que precisam de estrutura sem aumentar imediatamente a equipa interna.
Quando pode fazer sentido
O problema nem sempre é falta de pessoas. Às vezes é onde o tempo está a ser gasto.
Começamos por identificar tarefas recorrentes, frequência, volume, aprovações e o resultado esperado.
O gerente continua a pedir documentos e seguir respostas.
Tarefas necessárias ocupam tempo que deveria estar concentrado em clientes, equipa ou decisão.
Dossiers e documentos ficam dispersos.
Existe informação, mas a organização e a próxima ação dependem demasiado de memória ou email.
Há trabalho recorrente, mas ainda não uma função a tempo inteiro.
Um pacote delimitado pode criar capacidade antes de uma contratação interna.
A empresa quer manter o contabilista ou outros prestadores atuais.
O apoio administrativo é contratável de forma autónoma e não exige substituir funções técnicas existentes.
O que pode incluir
Tarefas administrativas com limites claros.
A proposta define horas, canais, pessoas autorizadas, aprovações e exclusões.
Seguimento administrativo
Pedidos de documentos, contactos de seguimento, agendamento e mapa de pendências.
Comunicações correntes
Preparação de emails e cartas, envio de documentos aprovados e organização de respostas.
Apoio a processos
Preparação material de formulários e dossiers com informação e instruções fornecidas pelo cliente ou profissional responsável.
Limites
Administrativo não é técnico.
Contabilidade, declarações fiscais, pareceres, contencioso, movimentação de fundos, decisões de gestão e acompanhamento de prazos legais não estão incluídos no serviço administrativo.
Como começar
Indique duas ou três tarefas que se repetem, quem as executa hoje e com que frequência. A partir daí avaliamos volume, acessos, aprovações e um âmbito possível.
Que tarefas gostaria de deixar de acumular?
Partilhe duas ou três tarefas recorrentes e a frequência. Avaliamos se existe um modelo de apoio adequado.